مقاله
ماتریس آیزنهاور اطلاعات جامعی از فعالیت های شما و نحوه انجام آنها می دهد.قطعا برای کسب موفقیت باید هدفی مشخص داشت و راههای رسیدن به هدف را مشخص نمود.برای بهتر پیمودن مسیر موفقیت باید از ابزارهای مفیدی برای رفع چالشهای احتمالب سود برد.
اولویت بندی امور روزانه و مدیریت زمانی پرداختن به آنها اهمیت بالایی دارد.رسیدن به این مهم از مهارتهای اساسی یک فرد موفق است. مهمترین ابزاری که برای رسیدن به این مهارت می توان استفاده کرد ماتریس آیزنهاور است.
مدیریت زمان به معنای استفاده بهینه از زمان و بدست آوردن زمان بیشتر برای انجام فعالیتهای مهم در راستای رسیدن به هدف است.
خیلی از مواقع در بین فعالیت های روزانه با چالش یا مشکلی روبرو می شوید که کلا تمرکزتان برای انجام سایر فعالیتها از بین میرود.گاهی در بین فعالیت های روزانه متوجه میشوید در بین فعالیت های روزمره یکی از اهداف مهمتان را به فراموشی سپرده اید.
برای مدیریت زمان کاری خود باید اولویت فعالیت های خود را مشخص کنید.
می توان گفت مهمترین نکته در مدیریت زمان توجه به انجام دادن موثر کارها و همچنین انجام دادن همه کارها است.
آیزنهاور در یکی از سخنرانی های خود در رابطه با مدیریت مشکلات عنوان کرد :
مشکلات من دو نوع هستند : فوری ها و مهم ها – که فوری ها مهم نیستند و مهم ها فوری نیستند.
این جمله بعدها پایه تشکیل ماتریس آیزنهاور شد.
برداشت از جمله این است که ماتریس آیزنهاور به ضرورت زمانی و ضرورت استراتژیک برخورد با مشکلات توجه دارد.
ماتریس آیزنهاور بر اساس دو فاکتور اهمیت و فوریت فعالیتها و چالشها تقسیم بندی می کند.
تعاریف و مفاهیم اصطلاحات بکار رفته در ماتریس آیزنهاور :
»» کارهای مهم :
- این کارها بطور مستقیم و یا غیرمستقیم به هدفتان به هدفهای کلانتان و ارزشهای زندگی شما بستگی دارند.
- کارهایی که شمارا بسمت مهمترین هدفتان سوق می دهند.
- انجام ندادن این قبیل کارها می تواند در به رسیدن به هدفتان مشکلاتی ایجاد کند و روند پیشرفتان را کند یا متوقف کند.
نکته قابل ذکر در اینجا این است که این امور چون مربوط به هدف خاص و شخصی شماست ممکن است برای شما مهم و از نظر دیگران مهم تلقی نشوند.
** برای پیدا کردن مهمترین کارهاتون اول باید هدف اصلی خود را مشخص کنید.
- ابتدا اهداف خود را کامل یادداشت کنید.
- اهداف خود را اولویت بندی و ارزش گذاری کنید .
- هدف با اولویت و ارزش بالا مهمترین هدف شماست .
- کارهایی که باید انجام دهید تا به هدفتون برسید را لیست کنید .
- با اولوبت بندی کارها در رسیدن به هدفتون کارهای مهمتر خود را مشخص کرده اید.
»» کارهای فوری :
- کارهایی که نیاز به واکنش سریع دارند.
- این کارها باید خیلی سریع و بدون اتلاف وقت انجام شوند.
- این فعالیت ها را باید در لحظه به آنها توجه شود.
- کارهایی که اگر در لحظه انجام نشوند باعث میشه فعالیت بعدی ما یا شخص دیگری به اختلال بیافتد.
- انجام این کارها به انجام دادن بهتر فعالیت بعدی خودتان و یا شخص دیگری کمک می کند.
- اینگونه کارها علاوه بر اینکه بهشون توجه میشه و ماهیت خودشون طوریه که تمرکز شما را جلب می کنند.
** برای مشخص کردن این کارها کافیه برای هر کدام از کارهای لیست شده به سوالات زیر پاسخ دهید :
- اینکه بازه زمانی انجام کاری مشخص شده و قطعی است یا نه ؟
- آیا زمان انجام آن کار نزدیک شده است و زمان اجرای آن چقدر محدود است ؟
- اگر آنرا در همین لحظه انجام ندهم مهلت انجام آن به پایان می رسد یا نه ؟
قطعا قبلا با قانون پارتو یا 20 – 80 آشنا شده اید .
این قانون در موارد گوناگون کاربرد دارد و می توان از آن در اوضاع متفاوت استفاده کرد.
قانون پارتو در این زمینه عنوان می کند که 20 درصد کارها 80 درصد نتایج را دربر خواهند داشت.
باید تلاش کرد آن 20 درصد را شناسایی و روی آنها متمرکز شد.
زمان بیشتری برای آنها گذاشت و نتایج درخشانی از آنها گرفت.
هدف اصلی ماتریس آیزنهاور نیز همین است ، شناسایی آن 20 درصد و صرف زمان بیشتر و مفیدتر روی آنها.
احتمال دارد ذهن شما بطور ناخودآگاه به انجام کاری تمرکز داشته باشد که در ردیف کارهای بی اهمیت قرار بگیرد.
برای تفکیک کارهای فوری و مهم از کارهای با اهمیت کمتر از ماتریس آیزنهاور استفاده می شود.
نتایج حاصله استفاده از ماتریس آیزنهاور :
- داشتن زمانبندی مشخص برای انجام امور کاری !
- داشتن تایم کاری مشخص در برخورد با چالشها !
- مدیریت زمانی بهتر و پیشگیری از سردرگمی !
- به پایان رساندن موثرتر کارها !
- داشتن وقت کاری بهینه تر !
- تفکیک فعالیتها و اولویت بندی آنها برای گرفتن نتیجه بهتر !
روش استفاده از ماتریس آیزنهاور و تفکیک فعالیت ها :
در اولین قدم لیستی از کارها وفعالیت هایی که احساس می کنید باید انجام دهید تهیه کنید.
در این لیست هر فعالیت و کاری که در محل کار وقتتان را میگیرد را عنوان کنید. هر چقدر هم بی اهمیت بنظر بیاید.
حال می توانید نسبت به تعاریفی که در بالا از فوریت و اهمیت گفته شد کارها را در یکی از دسته های زیر قرار دهید.
1- کارهای مهم و فوری :
کارهای این دسته هم با اهمیت و هم دارای فوریت در انجام هستند.
این فعالیتها بالاترین اولویت را دارند و باید منابع و زمان خود را قبل از همه به این دسته اختصاص دهید.
نکته قابل تامل در اینجا این است که آیا کارهای این دسته را می شود با سرعت انجام داد ؟
قطعا در بعضی از مواقع از کیفیت انجام این امور کاسته میشود ، و این به دلیل تعداد زیاد کارهای این دسته است.
یعنی بخش زیادی از کارهایی که در این دسته قرار می گیرند در دسته کارهای مهم و غیرفوری بوده اند.
دلیل این موضوع هم می تواند بدلیل ضعف درونی ، نداشتن برنامه و سناریو مشخص و … می باشد.
با داشتن سناریو و برنامه ریزی اساسی خیلی از فعالیت ها در دسته مهم و غیر فوری قرار می گیرند و در همانجا انجام می شوند.
کارهای این دسته یا با سهل انگاری در اجرا به وجود آمده اند و یا قابل پیش بینی نبوده و در لحظه بوجود آمده اند.
«« این دسته از کارها را در اولویت قرار دهید و در لحظه انجام دهید. »»
2- کارهای مهم و غیر فوری :
کارها و فعالیت های این بخش اهمیت بالایی دارند ولی فوریت کمتری دارند.
تفاوت مهم افراد موفق و عادی در این دسته مشخص می شود و این بخش مهمترین بخش ماتریس آیزنهاور است.
کارهای این دسته می توانند در بلند مدت موفقیت شما را تضمین کنند و زندگی شما را دچار تغییر کنند.
بیشتر افراد از اهمیت این دسته غافل هستند و با بی توجهی باعث می شوند تا تعداد کارها در دسته اول زیاد شوند.
افراد موفق تمرکز خود را روی این دسته میذارند و برنامه مشخصی برای انجام کارها دارند.
«« برای انجام این دسته از کارها برنامه ریزی کنید و در زمان مناسب انجام دهید. »»
3- غیر مهم و فوری :
کارهای این دسته بیشترین وقت را می گیرند اما منافعی را در بر نخواهند داشت.
اینگونه کارها بسیار فریبنده هستند و خود را به عنوان کارهای مهم و فوری جا میزنند.
برای تشخیص کارهای این دسته باید اهداف بلند مدت خود را در نظر بگیرید و کارهایی که به هدف بلندمدت شما مرتبط نیستند مهم نیستند.
این قبیل کارها شما را از کارهای مهم و فوری غافل و از هدفتان دور می کنند.
این کارها را میتوانید به افرادی دیگر محول کنید تا برای شما انجام دهند و شما وقت بیشتری داشته باشید.
«« کارهای این دسته را به افراد دیگر واگذار کنید و یا در تایم های خالی خود انجام دهید. »»
4- غیر مهم و غیر فوری :
اینگونه کارها اصلا معنای واقعی کار یا فعالیت را ندارند و فقط وقت شما را می گیرند.
تا حد ممکن از انجام دادن این قبیل کارها خودداری کنید.
اینگونه کارها را اغلب افراد دیگر از شما می خواهند ، فقط وقت شما را می گیرند و در راستای اهدافتان نیستند.
«« از انجام کارهای این دسته صرف نظر کنید. »»
